• Outlook Web (Outlook.com): Es la versión gratuita basada en el navegador. Es ideal para accesos rápidos desde cualquier dispositivo, pero tiene funciones más limitadas de personalización y automatización.

• Outlook de escritorio (clásico o nuevo): Es la aplicación instalada en tu ordenador (incluida en Microsoft 365). Ofrece herramientas avanzadas como reglas complejas, gestión de archivos de datos locales (.pst y .ost), integración profunda con complementos y trabajo sin conexión.

Puedes recuperar o reemplazar un mensaje enviado siempre y cuando el destinatario no lo haya leído aún y ambos estéis dentro de la misma organización con Microsoft 365 o Exchange.

1. Ve a la carpeta de Elementos enviados.

2. Haz doble clic en el mensaje que quieres recuperar para abrirlo en una ventana separada.

3. En la pestaña Mensaje, selecciona Archivo > Información > Volver a enviar y recuperar > Recuperar este mensaje.

4. Elige si deseas eliminar las copias no leídas o reemplazarlas por un mensaje nuevo.

💡 Consejo: En el nuevo Outlook o en la versión web, puedes configurar un retraso de envío de hasta 10 segundos en Configuración > Correo > Redactar y responder para deshacer el envío de forma inmediata.

Si la aplicación de escritorio se cuelga con frecuencia, prueba los siguientes pasos en orden:

• Forzar el cierre: Abre el Administrador de tareas (Ctrl + Mayús + Esc), busca Outlook y haz clic en Finalizar tarea. Luego vuelve a abrirlo.

• Iniciar en Modo Seguro: Presiona la tecla Windows + R, escribe outlook.exe /safe y presiona Enter. Si abre bien, el problema puede ser un complemento defectuoso.

• Desactivar complementos: Ve a Archivo > Opciones > Complementos. En la parte inferior, selecciona Complementos COM, haz clic en Ir y desmarca los que no utilices.

Las Reglas te permiten mover, archivar o marcar correos automáticamente según el remitente o palabras clave.

1. Haz clic derecho sobre un correo que sirva de ejemplo para tu regla.

2. Selecciona Reglas > Crear regla.

3. Elige las condiciones (por ejemplo: De: Jefe) y la acción (por ejemplo: Mover el elemento a la carpeta: Importante).

4. Haz clic en Aceptar para aplicarla.

• Ve a Archivo (en Outlook clásico) o al icono de Configuración / Rueda dentada (en el nuevo Outlook/Web).

• Selecciona Respuestas automáticas (o Correo > Respuestas automáticas).

• Activa la casilla Enviar respuestas automáticas.

• Define el intervalo de fechas y escribe el mensaje que recibirán tus compañeros de trabajo (dentro de la organización) y los contactos externos.

• Archivos .PST: Son archivos de datos de Outlook que se guardan de forma local en tu ordenador. Se usan principalmente para hacer copias de seguridad o archivar correos antiguos y liberar espacio en el servidor.

• Archivos .OST: Son archivos de datos sin conexión. Es una copia local sincronizada de los correos que están guardados en el servidor (como cuentas de Exchange, Microsoft 365 o IMAP), lo que te permite leer y redactar correos cuando no tienes internet.

• Vaciar la papelera: Haz clic derecho en la carpeta Elementos eliminados y selecciona Vaciar carpeta.

• Herramientas de limpieza: Ve a Archivo > Información > Herramientas de limpieza > Limpieza de buzón. Desde ahí puedes buscar correos que superen cierto tamaño.

• Archivar: Mueve los correos viejos a un archivo local .pst o utiliza la función de Archivo de Outlook para moverlos a una carpeta secundaria en la nube.