📋 Microsoft Lists: La Evolución Inteligente de tus Hojas de Cálculo 🚀

¿Sigues gestionando inventarios, incidencias o tareas en un Excel infinito que se rompe cuando dos personas lo abren a la vez?

Microsoft Lists es la respuesta. Imagina un Excel, pero con esteroides: inteligente, visual, móvil y automatizado. No son simples filas y columnas; son miniaplicaciones de gestión que centralizan la información y disparan la productividad.

El objetivo es claro: Menos emails, menos «búsquedas del tesoro» y más datos centralizados y seguros.

🛠️ ¿Cómo Emplear Correctamente Microsoft Lists?

• Las Listas nos ayudan a gestionar mejor la información y a automatizar los procesos empresariales. Nos ayudan a mejorar en productividad, la gestión, el uso y mejora la colaboración al tener toda la información centralizada en un sólo lugar con los permisos y flujos asociados.
• Podemos resolver muchos casos departamentales usando listas, ver los ejemplos de uso más abajo.
• Usar listas en lugar de tablas excel para gestionar información que requiera consultar, filtrar, agrupar, totalizar… y hasta automatizar procesos. Toda la información estará centralizada en un solo lugar, por lo que reduciremos muchos emails y tiempo de estar buscando información en distintos sitios (emails, chats, archivos, …)
• Si la lista la creas desde SharePoint (Inicio > Nuevo Elemento > Lista), los miembros del sitio tendrán acceso a la lista, y si la pones en el menú podrán acceder y usarla fácilmente. (Ver Guía de Buenas Prácticas con SharePoint📘)
• Crea listas o Biblioteca de Docs a partir de otra Lista o Biblioteca. Las columnas, las vistas y el formato se copiarán a la lista nueva.
• Trata de crear listas a partir de Plantillas pues ya están construidas y las Reglas creadas. Ahorras tiempo ⏱️
• Si tienes tablas Excel puedes convertirlas fácilmente a listas. (Nueva lista > Desde Excel)
• Crea Reglas, son automatizaciones ya hechas, muy sencillas de utilizar y que envían avisos por correo si se cumplen condiciones u ocurren ciertos eventos, por ejemplo: si se crea un nuevo elemento, se elimina un elemento…
• Usa los distintos tipos de datos para los campos o columnas (Texto, Elección, Fecha y Hora, Hipervínculo, Imagen, Usuario, Moneda, Número, Si/No, Búsqueda, Clasificación, Calculado…) pues enriquecen la lista.
• Crea listas con un campo imagen, enriquecerás la lista y también podrás ver la lista en formato Galería.
• Crea listas con un campo video, enriquecerás la lista y podrás hacerte una lista de videos
• Crea listas con un campo de tipo usuario, enriquecerás la lista
• Añade una columna Tipo Clasificación (Sirve para establecer un Ranking con Estrellas o números)
• Crear listas con un campo que sea un hipervínculo (a un archivo, un componente Loop, una página de OneNote, un form, una noticia o página web, una tarea,…). (Ver Guía de Buenas Prácticas con Loop📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con OneNote📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Form📘)
• Crea campos calculados usando funciones similares las que usamos en Excel
• Usa campos de búsqueda para seleccionar valores de otra lista, por ejemplo, una lista de alumnos podría tener un campo curso que mostrara los valores de los cursos de la lista de cursos.
• Ponle Formato a las columnas ya que facilitan la visualización (color, fecha, numero, moneda…)
• Crea Validaciones de columna. Ej: [Precio Hora] > 50. (Cuando estás creando la columna entre las opciones del campo está la Validación de la columna)
• Si un campo es requerido que contenga información hazlo obligatorio.
• Crea Validaciones entre columnas. Ej: [Fecha Fin] >= [Fecha Inicio] (Configuración de la lista > Configuración de Validación)
• Descárgate la app en el móvil, y trabaja con la lista desde el móvil o tablet. Cada lista es como una app con la funcionalidad de gestión estándar (altas, bajas, modificaciones y consultas, búsquedas…).
• Usa comentarios con @menciones en cada item de la lista para enriquecer la lista
• Comparte la lista y colabora
• Configura y dale permisos a la lista
• Usa Aprobaciones sobre los elementos de la lista
• Teams y Lists trabajan muy bien juntos -> Personaliza Teams con accesos directos  a tus Listas y a las de tus equipos. (Ver Guía de Buenas Prácticas con Teams📘)
• Realiza Búsquedas en Listas
• Usa los Filtros para segmentar las filas según ciertos criterios
• Usa las Agrupaciones sobre campos tipo opción ó Si/No
• Crea consultas y guárdalas como Vistas
• Pon una vista como predeterminada
• Si vas a modificar varios elementos usa la edición en vista cuadrícula.
• Modifica el Form de la lista si lo deseas. Para modificaciones más elaboradas podemos usar PowerApps.
• Ancla el Panel de Filtros. Revisa cada columna si está o no anclada al filtro del panel.
• Pon la lista en el menú de SharePoint.
• Realiza flujos más avanzados con Power Automate. Por ej: Añade elemento/s la lista al seleccionar una/s fila/s de Excel
• Usa el Historial de versiones sobre los elementos de la lista, igual que lo hacemos con los documentos.
• Pon avisos a los elementos de la lista. Ej: cuando se crean, borran o modifican.
• Exporta la lista a Excel
• Exporta la lista a Power BI
• Haz cuadros de mando con Power BI a partir de una lista. Como el origen de datos es la lista, si cambia la lista cambiaran los informes del cuadro de mando.
• Las Bibliotecas de Docs son listas también, así que mejora las bibliotecas de Docs añadiendo columnas. Además si lo hacemos, podemos reducir mucho las carpetas de la biblioteca de docs.
• Configura la biblioteca de docs ya que disponen de muchas opciones y funcionalidad
• Pon alertas a archivos/carpetas para que te avise si hay cambios (Botón derecho sobre el archivo/carpeta > avisarme)
• Usa las aprobaciones (Botón derecho sobre el archivo > Automatizar > Solicitar cierre)
• Crea reglas que notifiquen cuando añadimos, borramos o modificamos archivos (Botón derecho sobre el archivo > Automatizar > Reglas)
• Usa colores para resaltar valores de columnas Formato Condicional
• Diseña la biblioteca de docs con metadatos
• Lo que tenías almacenado en carpetas y subcarpetas clásicas conviértelo en columnas/metadatos de la biblioteca de docs.
• Aprende a rellenar bien los metadatos desde las distintas opciones
• Edición en vista cuadricula
• Editar en elemento
• Desde las apps Word, Excel y PowerPoint de escritorio (Ver Guía de Buenas Prácticas con Word📘)
• Si la lista es global a toda la compañía, pon la lista en el sitio de comunicación o intranet.
• Si tienes dos listas que se relacionan por un campo común, ej: Cursos y Alumnos, ejemplo el campo idCurso, podemos hacer una Página que muestre Los Alumnos de un Curso mostrando las dos listas y usando un Filtro Dinámico, de modo que al selecciona un curso muestre los alumnos de ese curso. Esto también se puede con la biblioteca de Docs, de modo que al seleccionar un curso muestre los alumnos de ese curso y los docs de ese curso. Para crear la Página usaremos la WebPart Lista 2 veces, una para la lista de Cursos y otra para la lista Alumnos. Tambien podemos añadir la WebPart Biblioteca de Docs.

🎯 Ejemplos de uso de Listas

• Lista de cursos y Alumnos (Depto RRHH o de Formación)
• Lista de personas (Contactos, Empleados, Proveedores, Clientes, Alumnos)
• Lista de Proyectos (Depto de Producción)
• Lista de Gastos de un Proyecto (Costes, Ingresos,…)
• Lista para una Gestion de Cobros (Depto de Admon)
• Lista de Licitaciones (Depto de Admon)
• Inventario de los equipos informáticos de la empresa (Depto TIC)
• Lista de Videos de la empresa (Global a toda la Organización)
• Lista de Solicitudes de Compra (Global a la Organización)
• Lista de Peticiones de Vacaciones (Global a toda la Organización)
• Lista de Viajes (Global a toda la Organización)
• Lista de Procedimientos de calidad (Depto de Calidad)
• Auditorías (Depto Calidad)
• Lista de Incidencias (Depto TIC)
• Lista de Mejoras (Para cualquier Depto)
• Lista de Reparaciones para personal de mantenimiento (Mantenimiento)
• Lista de Oportunidades para comerciales (Depto Comercial)
• Lista de Eventos  (Depto de Marketing)
• Lista de Productos/Servicios (Catálogo) (Depto Marketing)
• Lista de Noticias o Publicaciones (Depto de Comunicación y Marketing)
• Lista de Escrituras (Depto Admon o Servicios Jurídicos)
• Lista de Seguros  (Servicios Generales)
• Lista de visitas (Registro de Entrada)
• Lista de Inmuebles (Servicios Generales)
• Lista de Alquileres (Servicios Generales)
• Lista de Tareas (Útil para todos)
• Lista de materiales (de un curso, un proyecto, almacén,…)
• Préstamos (entregas de material)
• Lista de expediciones (Depto de Almacén o Logística)
• Lista de Contratos
• Lista de Alianzas
• Nuevas Iniciativas
• Plazos Procesales (Servicios Jurídicos)
• Lista de Acuerdos Marco