Trabajar con datos almacenados en varias hojas de Excel puede volverse complicado cuando queremos analizarlos de forma conjunta. Esto suele ser común, por ejemplo, cuando llevamos registros mensuales de gastos o ventas en diferentes pestañas del mismo archivo. En este tipo de situaciones, Power Query se convierte en una herramienta fundamental 💡, ya que nos permite unificar toda la información en una única tabla para luego trabajar con mayor comodidad, ya sea con tablas dinámicas o directamente desde Power BI.

 

A continuación te lo explico en este pequeño video y más abajo te muestro el paso a paso 👇

🧪 1. Comenzar desde una consulta en blanco

Una vez abierto el archivo de Excel con las hojas que queremos combinar, el primer paso es ir al menú Datos y seleccionar la opción Obtener datos > De otras fuentes > Consulta en blanco. Esta consulta nos permitirá acceder al contenido de todas las tablas del libro actual 📘.

En la barra de fórmulas, escribimos =Excel.CurrentWorkbook() y presionamos Enter. Con esto veremos una lista de todas las tablas que se encuentran dentro del archivo. Es importante tener en cuenta que Power Query reconoce únicamente tablas con nombre 📝, por lo que si alguna hoja tiene solo un rango de celdas, no será incluida automáticamente.

🧹 2. Expandir y preparar los datos

Al visualizar el contenido, hacemos clic en el botón de expansión que aparece en la columna Content para desplegar los datos de todas las tablas. A continuación, podemos hacer pequeños ajustes como eliminar columnas que no sean necesarias o cambiar formatos. Por ejemplo, podemos transformar una columna de fechas que incluye horas para que muestre solo la fecha 📅, o aplicar formato de moneda 💵 a los importes.

En este paso también es posible eliminar columnas sobrantes desde el menú de Power Query usando la opción “Quitar columnas”, lo que ayuda a dejar la tabla más limpia 🧼 y lista para su análisis.

📥 3. Unificar los datos y cargar el resultado

Con todos los datos ya combinados y limpios, usamos el botón Cerrar y cargar para devolver la información a una hoja de Excel. Podemos elegir cargarla como una tabla o directamente como una tabla dinámica si queremos hacer análisis desde el primer momento. Por ejemplo, podríamos analizar los importes por ciudad 🏙️ o ver la evolución mensual de ciertos gastos 📈.

Si en algún momento se agregan nuevas hojas al archivo, solo tenemos que asegurarnos de que esas hojas estén en formato tabla 📑. Luego, actualizando la consulta desde el menú correspondiente, los nuevos datos se incluirán automáticamente sin necesidad de rehacer todo el proceso 🔁.

Con este flujo de trabajo, unificar la información de distintas hojas se convierte en una tarea sencilla y poderosa 💪, ideal para quienes buscan optimizar sus informes y llevar sus análisis un paso más allá 🚀.

✅ Buenas prácticas con Power Query

• Converte siempre los rangos a tablas: Esto asegura que Power Query pueda detectarlos correctamente
• Nombra las tablas con lógica: Usar nombres como “Gastos_Marzo” o “Ventas_Abril” ayuda a identificarlas rápidamente
• Valida los formatos antes de cargar y utiliza los tipos de datos correctos: Revisar fechas, monedas y tipos de datos ahorra tiempo y mejora la precisión
• Filtra lo antes posible: Aplica filtros en las primeras etapas de la consulta para reducir la cantidad de datos y mejorar la eficiencia.
• Realiza las operaciones costosas al final: Las operaciones que requieren leer toda la fuente de datos deben hacerse al final para evitar ralentizaciones.
• Revisa los datos: Revisa y comprende los datos antes de realizar transformaciones para asegurarte de que estás trabajando con la información correcta.
• Documenta tu trabajo: Añade comentarios y descripciones a tus pasos de transformación para facilitar la comprensión y el mantenimiento.
• Adopta un enfoque modular: Divide las consultas complejas en partes más pequeñas y manejables.
• Crea grupos: Utiliza grupos para organizar tus consultas y mantener un entorno de trabajo ordenado.
• Recuerda Actualizar la consulta: un simple clic en “Actualizar” actualizará todo al instante 🔄