El trabajo en equipo usando Microsoft Teams se potencia significativamente cuando se diseña adecuadamente el equipo y sus canales. Un equipo bien estructurado en Teams permite organizar a las personas, el contenido y las herramientas necesarias para diferentes proyectos y resultados dentro de una organización. Los canales dentro de un equipo son secciones dedicadas que mantienen las conversaciones organizadas por temas específicos, proyectos o disciplinas, lo que facilita la colaboración y la comunicación efectiva. Además, los archivos compartidos en un canal se almacenan en SharePoint, lo que permite un acceso fácil y seguro a la documentación relevante.

Departamentos de empresa

Las aplicaciones colaborativas de Microsoft 365, como Planner, OneNote, Power Automate y Loop, integradas en Teams, amplían las capacidades de los equipos. Estas aplicaciones permiten gestionar tareas, tomar notas colaborativas, automatizar flujos de trabajo y crear componentes interactivos que mejoran la productividad y la eficiencia del equipo. Por ejemplo, Planner facilita la asignación y seguimiento de tareas, mientras que Power Automate permite automatizar procesos repetitivos, liberando tiempo para actividades más estratégicas. En conjunto, un buen diseño del equipo y canales en Teams, junto con el uso de las apps colaborativas de M365, crea un entorno de trabajo cohesivo y altamente productivo.

En este post te muestro los fundamentos para realizar un buen diseño de nuestros equipos (por departamentos o proyectos de la empresa). Una vez creados los equipos con sus canales pasaremos a personalizarlos con accesos directos a las apps que usamos más frecuentemente en el día a día para tener todo a mano y trabajar de manera más productiva.

Pasos del diseño de equipos:

1️⃣Crear el equipo y los canales: El Equipo será un departamento de la empresa o un proyecto importante. Los canales serán los temas importantes de ese departamento o proyecto. Si tememos varios proyectos no muy grandes, también podemos crear un equipo llamado Proyectos donde cada canal sea un Proyecto. La siguiente imagen muestra un ejemplo de Equipos y Canales.

El equipo lo podemos crear desde Teams, bien desde cero o bien usando plantillas, pero si queremos poder acceder al equipo desde Outlook es mejor crearlo desde el propio Outlook creando un grupo (Outlook Groups) (Ver Guía de Buenas Prácticas con Outlook📘) (Ver Guía de Buenas Prácticas con Teams📘)

2️⃣Personalizar el equipo en Teams con accesos directos a las apps y archivos que usamos en el día a día. Esto lo haremos personalizando los menús de cada canal en Teams.

3️⃣Personalizar del equipo en SharePoint, diseñando el sitio con páginas con contenidos y links a todo lo que necesitemos usar en el día a día: noticias del equipo, listas del equipo, notas del equipo, tareas del equipo, eventos, videos, Forms, cuadros de mando de Power BI, flujos de Power Automate que nos automaticen procesos, apps hechas con Power Apps, … (Ver Guía de Buenas Prácticas con SharePoint📘)

4️⃣ Añadir metadatos a la biblioteca de docs del equipo en SharePoint, consiste en añadir nuevas columnas que nos permitirán ordenar los archivos como una tabla de una base da datos. Después podremos podremos consultar los archivos como si fueran registros de una base de datos usando filtros como lo hacemos en Excel o una tabla de Access. También podremos Agrupar, guardarnos vistas como consultas de Access, con filtros, agrupaciones, totales, etc. Los metadatos es una forma de organizar los archivos y que hace que tengamos muchas menos carpetas y subcarpetas. La siguiente imagen muestra un posible ejemplo de columnas para una biblioteca de docs de SharePoint.

5️⃣Planificar y gestionar tareas y proyectos: Usar herramientas de Planificación y Gestión de Tareas y Proyectos como To Do, Planner y Project son la base de una buena productividad y mejora del bienestar. (Ver Guía de Buenas Prácticas con To Do📘),(Ver Guía de Buenas Prácticas con Planner📘)

6️⃣Tomar Notas con OneNote y Loop. Usar correctamente el cuaderno de notas OneNote y la nueva app Loop con todo su potencial, riqueza de contenidos, búsquedas y colaboración en tiempo real. (Ver Guía de Buenas Prácticas con OneNote📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Loop📘)

 

8️⃣Realizar automatizaciones con Power Automate que nos automaticen procesos conectando las distintas apps de M365 e incluso apps que no son de Microsoft, para que nos centremos en lo que realmente importa. Con buenos procesos evitamos fallos.

9️⃣Trabajar con Listas. Ejemplo. tener una biblioteca de videos de conocimiento de la empresa con Procedimientos de trabajo, Formaciones, Demos, Consejos, Trucos, .., bien estructurada, bien organizada y fácilmente accesible. (Ver Guía de Buenas Prácticas con Lists📘)

 

1️⃣0️⃣Realizar algún cuadro de mando con Power BI para analizar y tener el control de la marcha del equipo (departamento/proyecto). (Ver Guía de Uso de Power BI📘)

1️⃣1️⃣Usar mejor las apps móviles de M365 Con las apps móviles de M365 estarás al día, da igual donde estés, y podrás seguir trabajando con el equipo y las apps conectadas a él, ya que todas las apps de M365 tienen su equivalente movil. Además con la app M365 Copilot podremos hacer otras muchas cosas: escanear documentos, convertirlos a texto de Word o tablas Excel, firmar un PDF, asistir a reuniones, gestionar el email, las tareas, las listas, etc., etc. (Ver Guía de Buenas Prácticas con Copilot Mobile📘)