Microsoft Lists se ha consolidado como la evolución inteligente de las listas de SharePoint, permitiendo a los usuarios realizar un seguimiento de la información, organizar el trabajo y gestionar flujos de datos de manera visual. Sin embargo, al ser una herramienta tan versátil, es común que surjan dudas sobre su funcionamiento, límites y conectividad.
En este artículo, resolvemos las preguntas más frecuentes (FAQ) sobre Microsoft Lists para que puedas exprimir al máximo esta aplicación de Microsoft 365.
A diferencia de Excel, que está diseñado para el análisis de datos numéricos complejos, Microsoft Lists es una herramienta de seguimiento de información. Permite crear filas y columnas de datos con formatos condicionales, estados, fechas y personas, facilitando la gestión de inventarios, agendas, incidentes o candidatos de forma colaborativa.
Esta es la duda más común. Técnicamente, Microsoft Lists funciona sobre SharePoint. La diferencia es principalmente la interfaz:
-
Lists: Ofrece una experiencia de usuario más moderna, una aplicación móvil dedicada y plantillas listas para usar.
-
SharePoint: Es el «almacén» donde se guardan esas listas. Cualquier lista que crees en Lists aparecerá también en el sitio de SharePoint correspondiente.
Sí, y es muy sencillo. Al crear una nueva lista, puedes elegir la opción «Desde Excel». Lists analizará el contenido de tu tabla y te permitirá asignar cada columna a un tipo de dato específico (número, texto, fecha, moneda, etc.).
Si tu organización lo permite, puedes compartir una lista con usuarios externos igual que lo haces con un documento de OneDrive. Solo tienes que hacer clic en el botón Compartir en la parte superior, introducir el correo electrónico y configurar los permisos (solo lectura o edición).
¡Por supuesto! Esta es una de sus mayores ventajas. A través de Power Automate, puedes configurar reglas para:
-
Recibir una notificación por correo cuando alguien modifique un elemento.
-
Cambiar el estado de una tarea automáticamente al llegar a una fecha límite.
-
Crear aprobaciones basadas en los datos de la lista.
Aunque Microsoft Lists puede manejar hasta 30 millones de elementos por lista, existe el «umbral de vista de lista» de 5,000 elementos. Si superas esta cifra, es posible que experimentes lentitud o problemas para filtrar datos si no has indexado las columnas correctamente.
Sí. Microsoft Lists tiene su propia App para iOS y Android. Desde ella puedes añadir nuevos registros, editar los existentes y recibir notificaciones en tiempo real, lo que la hace ideal para equipos que trabajan en movilidad (como gestión de almacenes o inspecciones de campo).
Si borras accidentalmente un elemento o la lista completa, no entres en pánico. Al estar basada en SharePoint, los elementos eliminados van a la Papelera de reciclaje del sitio, donde permanecen generalmente hasta 93 días antes de ser eliminados permanentemente.