Un Sitio de Comunicación en SharePoint suele ser el núcleo de la intranet corporativa. Está diseñado para llegar a una audiencia amplia dentro de la organización, no solo a un equipo o departamento específico. Su objetivo principal es centralizar la información clave, facilitar la comunicación interna y ofrecer un punto de acceso único a los recursos más importantes de la empresa.

A diferencia de los sitios de equipo, donde la colaboración es el foco, en un sitio de comunicación el modelo es claro: muchos lectores y pocos editores. Es decir, la mayoría de los empleados tendrán acceso de lectura, mientras que solo un grupo reducido podrá crear o modificar contenido. Esto garantiza la coherencia, el control de calidad y la seguridad de la información publicada.

¿Por qué es tan importante?

Una buena comunicación interna es esencial para mantener a los equipos informados, alineados y comprometidos. Un sitio de comunicación bien estructurado permite:

• • • Compartir noticias y novedades relevantes.
  • • Publicar documentos clave como procedimientos, políticas, manuales o comunicados.
  • • Facilitar el acceso a recursos corporativos como logotipos, plantillas, vídeos, imágenes, listas y aplicaciones internas.
  • Reforzar la identidad visual de la empresa mediante un diseño coherente y profesional.

En definitiva, un Sitio de Comunicación en SharePoint no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la cultura organizacional y el sentido de pertenencia.

📌 Cosas a tener en cuenta para diseñar bien un Sitio de Comunicación (INTRANET)

🎨 Haz un buen Diseño partiendo de una plantilla
Prueba distintos temas, encabezados y plantillas hasta encontrar el estilo que mejor se ajuste a la imagen de tu empresa. No olvides agregar el logotipo.

Una de las claves para que un sitio de Comunicación sea atractivo y profesional es cuidar su diseño visual. SharePoint permite modificar varios elementos para que el sitio refleje la identidad corporativa y ofrezca una experiencia coherente a los usuarios:

• • • Tema del sitio: Puedes elegir o personalizar un tema que defina los colores principales, las fuentes tipográficas y el estilo de los botones. Esto ayuda a mantener una imagen alineada con la marca de la organización.
  • • Encabezado: Configura el encabezado para mostrar el logotipo de la empresa, el nombre del sitio y, si lo deseas, una imagen de fondo. También puedes ajustar su tamaño y estilo (compacto o estándar) para adaptarlo al contenido.
  • • Navegación: Una navegación clara es esencial. Puedes optar por una barra de navegación superior (horizontal) o lateral (vertical), y organizar los enlaces en menús desplegables. Asegúrate de que los nombres de las secciones sean intuitivos y consistentes.
  • Pie de página: Activa y personaliza el pie de página para incluir información útil como enlaces a políticas internas, contacto del administrador del sitio o redes sociales corporativas.

💡 Consejo adicional: Si conviertes tu sitio de Comunicación en un Hub de sitios, los sitios asociados heredarán automáticamente el mismo tema visual, lo que garantiza una experiencia uniforme en toda la intranet.

El primer paso para crear un sitio atractivo y funcional en SharePoint es seleccionar la plantilla que mejor se adapte a los objetivos de comunicación de tu organización. SharePoint ofrece diversas plantillas prediseñadas que te permiten ahorrar tiempo y mantener una estructura coherente desde el inicio.

Al elegir una plantilla, no solo estás definiendo la disposición visual del sitio, sino también su estructura de navegación, los tipos de contenido que se destacarán y la experiencia del usuario. Algunas plantillas están orientadas a la comunicación interna, otras a la colaboración de equipos, y algunas incluso están pensadas para departamentos específicos como RRHH, marketing o TI.

💡 Consejo: Elige una plantilla que se alinee con el propósito del sitio y personalízala después con tu propio tema, encabezado, navegación y pie de página para reflejar la identidad visual de tu empresa.

🧭 Edita la navegación (el menú)

Personaliza el menú superior para facilitar el acceso a las secciones más relevantes del sitio (Inicio, Documentos, Videos, Listas…).

📁 Organiza el contenido de la Biblioteca de Documentos

Sube documentos, imágenes o recursos importantes a la biblioteca de documentos como: logos, plantillas, procedimientos, docs globales, docs de RRHH, de PRL, videos, biblioteca de imágenes. Además, podemos crear metadatos (columnas que almacenan valores) para clasificarlos mejor. No olvides sincronizar los archivos para tenerlos disponibles en local y poder trabajar con ellos desde el Explorador de archivos de Windows.

📰 Publica noticias

Usa el WebPart de Novedades para informar sobre lanzamientos, eventos o actualizaciones. Podemos crear artículos desde enlaces (artículos ya hechos) o redactarlos directamente en el sitio usando webparts, plantillas o ayudarnos de Copilot.

📋 Crear listas personalizadas

Desde listas de contactos hasta incidencias o proyectos, SharePoint permite crear estructuras flexibles para gestionar información con automatizaciones, reglas, filtros, vistas, formatos condicionales, totales, y más. Podemos crear listas a partir de una tabla excel, de una plantilla, de otra lista, o crearla desde cero.

Aspecto de una lista de SharePoint:

📧 Usa el correo del sitio

SharePoint genera una cuenta de correo asociada al sitio, como intranet@teayudo.info, que se puede utilizar para comunicaciones internas.

🤝 Colabora en tiempo real

Edita documentos junto a tu equipo y consulta el historial de versiones para ver los cambios realizados.

🔔 Recibe alertas por cambios

Activa notificaciones automáticas si se modifica un documento o carpeta clave.

🔐 Gestiona el acceso de usuarios

Agrega propietarios, miembros y visitantes según el rol que necesiten. También puedes configurar permisos especiales para usuarios externos o limitar el acceso a ciertos contenidos.

🌐 Convierte la INTRANET en un Hub de Sitios

Podemos convertir el Sitio de Comunicación en un Hub de Sites que asocie y vincule a los otros sitios SharePoint de la empresa (sitios de equipo o Sitios Departamentales), para así tener toda la empresa integrada y enlazada.

Transformar un sitio en un Hub de sitios en SharePoint aporta múltiples beneficios que mejoran tanto la experiencia del usuario como la gestión del entorno digital:

✅ Navegación centralizada y coherente: Todos los sitios asociados comparten una barra de navegación común, lo que facilita moverse entre áreas relacionadas sin perder el contexto.

✅ Estilo corporativo unificado: Los sitios conectados heredan automáticamente el mismo tema visual (colores, fuentes, logotipo, botones…), lo que refuerza la identidad de marca y da una apariencia profesional y consistente.

✅ Búsquedas más eficaces: Al estar conectados bajo un mismo Hub, los resultados de búsqueda abarcan todos los sitios asociados, lo que permite encontrar información de forma más rápida y precisa.

✅ Escalabilidad y organización: Ideal para empresas con múltiples departamentos o áreas de contenido, ya que permite estructurar la intranet de forma lógica y modular.

✅ Gestión simplificada: Los administradores pueden aplicar cambios de navegación o diseño desde el Hub y estos se reflejan automáticamente en todos los sitios asociados.

Buenas prácticas para diseñar un Sitio de Comunicación en SharePoint

Un Sitio de Comunicación en SharePoint es mucho más que una simple página web interna: es el centro neurálgico de la comunicación corporativa. Para que cumpla su función de forma eficaz, es fundamental seguir una serie de buenas prácticas que aseguren su utilidad, claridad y sostenibilidad en el tiempo.

✅ 1. Planifica antes de construir

Antes de crear el sitio, define claramente:

• • • Qué tipo de contenido vas a compartir.
  • • Quiénes serán los usuarios principales.
  • Qué permisos necesita cada grupo de usuarios.

Una buena planificación evita retrabajos y mejora la experiencia de uso desde el primer día.

✅ 2. Navegación clara y sencilla

El menú superior debe ser intuitivo. Usa nombres simples, consistentes y evita saturarlo con demasiadas opciones. Prioriza lo esencial para que los usuarios encuentren lo que buscan sin esfuerzo.

✅ 3. Mantén las noticias actualizadas

El webpart de Novedades es una herramienta potente… siempre que esté al día. Establece un calendario editorial para publicar contenido relevante con frecuencia.

✅ 4. Usa metadatos de forma inteligente

Etiquetar documentos con metadatos facilita las búsquedas y mejora la organización. Define campos obligatorios si es necesario para asegurar la coherencia.

✅ 5. Gestiona bien los permisos

Evita asignar permisos a usuarios individuales. En su lugar, utiliza grupos de seguridad para facilitar la administración y mantener el control sobre quién puede ver, editar o compartir contenido.

✅ 6. Cuida la estética y la coherencia visual

El diseño debe reflejar la identidad de la empresa. Usa los mismos colores, fuentes y estructuras en todas las páginas. Si conviertes el sitio en un Hub, los sitios asociados heredarán automáticamente el mismo tema.

✅ 7. Comunica cómo se usa el sitio

No basta con crear el sitio: hay que asegurarse de que todos sepan cómo acceder, qué pueden encontrar y cómo colaborar. Una pequeña guía o sesión de presentación puede marcar la diferencia.

✅ 8. Elimina o archiva contenido obsoleto

Revisa periódicamente la biblioteca de documentos y las páginas para mantener el sitio limpio, relevante y fácil de navegar.

✅ 9. Prueba antes de publicar

Antes de abrir el sitio a toda la organización, verifica que:

• • • Los enlaces funcionan.
  • • Los permisos están correctamente configurados.
  • Los elementos visuales se ven bien en todos los dispositivos.