En el mundo empresarial actual, la eficiencia no es solo una ventaja, es una necesidad. Uno de los procesos que más tiempo consume es la transcripción manual de datos: recibir una respuesta de un cliente o empleado y tener que volcar esa información en un documento formal, convertirlo a PDF y enviarlo por correo electrónico.

¿Cuántas horas pierde tu equipo al mes realizando estas tareas repetitivas?

Afortunadamente, el ecosistema de Microsoft Power Platform nos permite conectar herramientas como Microsoft Forms, Word Online y OneDrive para crear flujos de trabajo 100% autónomos. En este artículo, vamos a desglosar paso a paso cómo configurar un flujo en Power Automate que transforme cada respuesta de un formulario en un documento profesional listo para ser entregado.

¿Qué lograremos con esta automatización?

Captura inmediata: Recibir datos en tiempo real desde Microsoft Forms.

Documentación dinámica: Rellenar automáticamente una plantilla de Word con los datos recibidos.

Conversión y Almacenamiento: Crear el archivo .docx, convertirlo a PDF y guardarlo en la nube.

Comunicación instantánea: Enviar el resultado final por correo electrónico al interesado sin mover un solo dedo.

A continuación, te mostramos la ruta lógica que seguiremos y cómo configurar cada nodo del flujo.

1️⃣ Primer paso: Crear un flujo automatizado

Primero le damos a crear, seleccionamos flujo de nube automatizado, ponemos un nombre, seleccionamos cuando se envía una respuesta nueva de Microsoft Forms y le damos a crear.

2️⃣ Segundo paso: rellenamos los datos de Sharepoint

Seleccionamos el símbolo ➕, le damos a introducir valor personalizado e introducimos el ID del formulario.

3️⃣ Tercer paso: obtener los detalles de la respuesta

Seleccionamos el símbolo ➕, escribimos obtener las respuestas y pinchamos en Obtener los detalles de la respuesta de Forms.

Introducimos el ID del formulario y en ID de respuesta seleccionamos el rayo y seleccionamos ID de respuesta.

4️⃣ Cuarto paso: enviar correo

Seleccionamos el símbolo ➕, escribimos enviar correo y seleccionamos enviar correo electrónico (V2).

Escribimos el destinatario, el asunto, le damos al rayo y seleccionamos Nombre de la empresa, para que cada vez seleccione el nombre de la empresa que rellena el Forms.

Por último rellenamos el cuerpo, en este caso hemos seleccionado varios datos del Forms.

5️⃣ Quinto paso: rellenar una plantilla de Word

Seleccionamos el símbolo ➕, buscamos Word Online (Business) y seleccionamos Rellenar una plantilla de Microsoft Word.

Rellenamos la Ubicación, la Biblioteca de documentos y el archivo que deseamos rellenar.

6️⃣ Sexto paso: crear archivo

Seleccionamos el símbolo ➕, escribimos crear archivo y seleccionamos Crear archivo.

Ponemos la Ruta de acceso de la carpeta, el nombre del archivo y el contenido del archivo.

7️⃣ Septimo paso: convertir un archivo

Seleccionamos el símbolo ➕, escribimos convertir y seleccionamos Convertir un archivo.

Pinchamos el rayo y seleccionamos identificador

8️⃣ Octavo paso: crear archivo

Seleccionamos el símbolo ➕, escribimos crear archivo y seleccionamos Crear archivo.

Seleccionamos la Ruta de acceso de la carpeta, pinchando en el rayo seleccionamos el nombre del archivo y el contenido del archivo.

9️⃣ Noveno paso: enviar correo electrónico

Seleccionamos el símbolo ➕, escribimos enviar email y seleccionamos Enviar correo electrónico (V2).

Para el destinatario le damos al rayo y seleccionamos Correo Electrónico del Representante Legal.

Escribimos el asunto y el cuerpo. Por último le damos a Mostrar todo y en datos adjuntos ponemos el nombre y el contenido.

✅ Resultado

El resultado final serian 3:

El primero un correo con los datos del cliente, el segundo un word con la plantilla rellenada y el tercero un PDF con la plantilla rellenada.