📧 Microsoft Outlook: Tu Centro de Mando Personal 🕹️

¿Vives enterrado en correos electrónicos? Es hora de cambiar la estrategia.

Outlook no es solo para enviar mensajes; es la herramienta que gestiona tu activo más valioso: tu tiempo. Si aprendes a configurarlo bien, dejará de ser una fuente de estrés para convertirse en tu asistente personal definitivo.

Aquí tienes las mejores prácticas para dominar la herramienta, ya estés en la oficina, en casa o en movimiento.

Buenas Prácticas con Microsoft Outlook

• Usa @menciones (la mención se convierte en un hipervínculo y muestra la tarjeta del usuario con toda su información)
• Convierte un email a una cita de calendario simplemente arrastrando el email al icono del Calendario (en Outlook de escritorio) (Ver Guía de Buenas Prácticas con Outlook 📘)
• Convierte un email a un contacto de calendario simplemente arrastrando el email al icono de Contactos (en Outlook de escritorio)
• Marca un correo con la bandera de seguimiento para convertirlo en una tarea de To Do (Ver Guía de Buenas Prácticas con To Do📘)
• Usa elementos rápidos como plantillas para respuestas de correo, elementos repetitivos, datos bancarios, logos, datos de facturación,… (Insertar > Elementos Rápidos)
• Arrastra un mensaje al escritorio y guárdalo como un archivo
• Organiza tu bandeja de entrada usando categorías (Inicio > Grupo Etiquetas > Categorizar)
• Usa también las categorías de colores para las citas de calendario, los contactos y las tareas de To Do
• Usa el Formato condicional para las citas de calendario (Vista > Configuración vista > Formato Condicional  > Agregar), así al escribir una cita en el calendario, está puede cambiar de color automáticamente en función del criterio de del Formato Condicional que hayamos escrito.
• Usa Reglas de correo para clasificar los correos de manera automática (Inicio > Grupo Mover > Reglas > Crear Regla): Por ejemplo los correos de determinada persona moverlos a una carpeta X o asignarle una categoría X.
• Usa carpetas de búsquedas con filtros ya definidos (no leídos, marcados, grandes, por categorías, de una persona…), nos ayuda a ver el correo con otras vistas ->  Debajo de tu buzón de correo pulsa botón derecho sobre Carpetas de Búsqueda y pulsa en Nueva Carpeta de Búsqueda y elige la que quieras.
• Cambia las citas del calendario como Disponible, Provisional, Fuera de oficina, Ocupado. (Pulsa botón derecho sobre una Cita > Mostrar cómo)
• Inserta un componente Loop y empieza a colaborar (Nuevo correo > Insertar > Mensaje > Grupo Colaborar > Componente Loop). (Ver Guía de Buenas Prácticas con Loop📘). Las personas que acceden a ese componente Loop pueden modificarlo y se puede usar compartiendo en link desde Outlook, Teams, Word y OneNote.  (Ver Guía de Buenas Prácticas con Teams📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Word📘)
• Adjunta un email como un archivo (Insertar > Grupo Incluir > Elemento de Outlook y selecciona el email)
• Adjunta un contacto en un email (Insertar > Grupo Incluir > Elemento de Outlook y selecciona el contacto)
• Envía tu disponibilidad adjuntando tu calendario en un email (Insertar > Grupo Incluir > Calendario y selecciona el intervalo de fechas y permisos para mostrar los detalles de tu calendario o sólo disponibilidad de libre y ocupado)
• Usa emojis en los mensajes con Tecla Windows + punto, incluso en el campo asunto y lo hacemos más visual
• Envía correos de Outlook a Teams y viceversa (Mensaje > Grupo Teams > Compartir en Teams)
• Envía un email (con todos sus detalles y adjuntos) a OneNote (Mensaje > Grupo Mover > Enviar a OneNote). (Ver Guía de Buenas Prácticas con OneNote📘)
• Envía un contacto (con todos sus detalles) a OneNote  (Contactos > Inicio > Grupo Acciones > Enviar a OneNote)
• Usa el lector inmersivo para los mensajes. Nos lee y traduce el mensaje en cualquier idioma (Mensaje > Lector Inmersivo)
• Traduce mensajes (Mensaje > Traducir)
• Escribe mensajes hablando usando la herramienta dictar (Nuevo Correo Electrónico > Mensaje > Dictar)
• Usa firmas distintas para correos nuevos y/o respuestas (Nuevo correo > Insertar > Grupo Incluir > Firmas > Firma)
• Configura la Plantilla a usar cuando envías correos (Nuevo correo > Insertar > Grupo Incluir > Firmas > Plantilla)
• Usa Respuestas Automáticas para cuando vas a estar ausente o de vacaciones… (Archivo > Respuestas Automáticas)
• Subscribirse a calendarios iCal, por ejemplo, al calendario del contribuyente… (Calendario > Inicio > Grupo Administrar calendarios > Desde Internet)
• Muestra el calendario de una sala (Calendario > Agregar Calendario > Agregar desde directorio)
• Muestra el número de semana en el calendario en vista mensual (Archivo > Opciones > Calendario)
• Cambia el Tema en Outlook Online (Configuración > General > Apariencia)
• Crea un flujo en Power Automate para guardar los adjuntos de Outlook en una carpeta de OneDrive -> Hay una plantilla de Power Automate que hace esto, úsala, no hace falta que la crees.
• Crea un grupo de M365 desde Outlook (si tienes permiso 😉) y:
• Usa y accede a la cuenta de correo del grupo
• Usa y accede al calendario del grupo
• Usa y accede al OneNote del grupo
• Usa y accede al Planner del grupo (Ver Guía de Buenas Prácticas con Planner📘)
• Usa y accede al SharePoint del grupo -> Y desde el SharePoint también podrás crear el equipo en Teams. (Ver Guía de Buenas Prácticas con Sharepoint📘)
• Y ya que tenemos el grupo de 365 creado, úsalo en Forms, Lists, Power Automate, Power BI…:
• Abre Forms, selecciona el Grupo y crea un formulario en el grupo
• Abre Lists y Crea una lista y la guardas en el Grupo
• Abre Power Automate y Comparte un flujo con el grupo
• Usa Copilot si dispones de la licencia para crear borradores de respuestas o correos nuevos, asistencia en la preparación para reuniones, la creación de agendas a partir de notas, y la mejora del estilo y efectividad de sus mensajes. (Ver Guía de Copilot📘)
• Pega el link de un video almacenado en M365 en un correo en Outlook online y verás el video incrustado en el cuerpo del mensaje.

🖥️ Outlook de Escritorio (La Bestia de la Productividad)

• Convierte un email a una cita de calendario simplemente arrastrando el email al icono del Calendario
• Convierte un email a un contacto de calendario simplemente arrastrando el email al icono de Contactos
• Marca un correo con la bandera de seguimiento para convertirlo en una tarea de To Do
• Usa elementos rápidos como plantillas para respuestas de correo (Insertar > Elementos Rápidos)
• Organiza tu bandeja de entrada usando categorías (Inicio > Grupo Etiquetas > Categorizar)
• Usa también las categorías de colores para las citas de calendario, los contactos y las tareas de To Do
• Usa el Formato condicional para las citas de calendario o el correo (Vista > Configuración vista > Formato Condicional  > Agregar)
• Usa Reglas de correo para clasificar los correos de manera automática (Inicio > Grupo Mover > Reglas > Crear Regla)
• Usa carpetas de búsquedas con filtros ya definidos (no leídos, marcados, grandes, por categorías, de una persona…) ->  Debajo de tu buzón de correo pulsa botón derecho sobre Carpetas de Búsqueda > Nueva Carpeta de Búsqueda.
• Usa el Portapapeles de Office (Inicio > Portapapeles y pulsa en el cuadrito con la flecha para abrirlo y verlo), puedes copiar hasta 24 elementos de Office y estarán disponibles para poder pegarlos en cualquiera de las 4 apps de Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Arrastra un mensaje al escritorio y guárdalo como un archivo
• Muestra las citas del calendario como Disponible, Provisional, Fuera de oficina, Ocupado. (Pulsa botón derecho sobre una Cita > Mostrar cómo)
• Inserta un componente Loop y empieza a colaborar (Nuevo correo > Insertar > Mensaje > Grupo Colaborar > Componente Loop). Las personas que acceden a ese componente Loop pueden modificarlo y se puede usar compartiendo en link en cualquiera de estas apps: Outlook, Teams, Word y OneNote.
• Adjunta un email como un archivo (Insertar > Grupo Incluir > Elemento de Outlook y selecciona el email)
• Adjunta un contacto en un email (Insertar > Grupo Incluir > Elemento de Outlook y selecciona el contacto)
• Envía tu disponibilidad adjuntando tu calendario en un email (Insertar > Grupo Incluir > Calendario y selecciona el intervalo de fechas y permisos para mostrar los detalles de tu calendario o sólo disponibilidad de libre y ocupado)
• Usa emojis en los mensajes con Tecla Windows + punto, incluso en el campo asunto y lo hacemos más visual
• Envía correos de Outlook a Teams (Mensaje > Compartir en Teams)
• Envía un email a OneNote (Mensaje > Enviar a OneNote)
• Envía un contacto a OneNote  (Contactos > Inicio > Grupo Acciones > Enviar a OneNote)
• Usa firmas distintas para correos nuevos y/o respuestas (Nuevo correo > Insertar > Grupo Incluir > Firmas > Firma)
• Configura la Plantilla a usar cuando envías correos (Nuevo correo > Insertar > Grupo Incluir > Firmas > Plantilla)
• Usa Respuestas Automáticas para cuando vas a estar ausente o de vacaciones… (Archivo > Respuestas Automáticas)
• Usa el Portapapeles de Office (Inicio > Portapapeles y pulsa en el cuadrito con la flecha para abrirlo y verlo)

☁️ Outlook Web (OWA): Ágil, Moderno e Inteligente

• Pospón los correos para que te lleguen después. Cuando tengas un correo marcado como leído que no te de tiempo a leer que sea importante, puedes posponerlo para que te vuelva a llegar después. Así, no se quedará leído pero sin atender en tu bandeja de entrada (Botón derecho > Posponer)
• Usa @menciones (la mención se convierte en un hipervínculo y muestra la tarjeta del usuario con toda su información)
• Marca un correo con la bandera de seguimiento para convertirlo en una tarea de To Do
• Organiza tu bandeja de entrada usando categorías (Inicio > Grupo Etiquetas > Clasificar)
• Usa también las categorías de colores para las citas de calendario, los contactos y las tareas de To Do
• Usa Reglas (⚙️Configuración > Correo > Reglas)
• Usa el Formato condicional para cambiar el formato de los mensajes entrantes (Configuración > Correo > Mensajes entrantes)
• Usa carpetas de búsquedas con filtros ya definidos (no leídos, marcados, grandes, por categorías, de una persona…), nos ayuda a ver el correo con otras vistas ->  Debajo de tu buzón de correo pulsa botón derecho sobre Carpetas de Búsqueda y pulsa en Nueva Carpeta de Búsqueda y elige la que quieras.
• Realiza búsquedas avanzadas (selecciona el ámbito de la búsqueda y pon filtros)
• Elige como mostrar las citas del calendario: Disponible, Provisional, Fuera de oficina, Ocupado. (Pulsa botón derecho sobre una Cita > Mostrar cómo)
• Inserta un componente Loop y empieza a colaborar (Nuevo correo > Insertar > Mensaje > Grupo Colaborar > Componente Loop).
• Usa Plantillas -> Insertar > Aplicaciones > Mis Plantillas
• Configura las notificaciones que quieres recibir (⚙️Configuración > General > Notificaciones)
• Usa el lector inmersivo para los mensajes. Nos lee y traduce el mensaje en cualquier idioma (Mensaje > Lector Inmersivo)
• Traduce mensajes (Mensaje > Traducir)
• Envía los correos que no quieras a No Deseados (Botón derecho > Mover a Correos no deseados)
• Bloquea a remitentes (Botón derecho > Bloquear)
• Escribe mensajes hablando usando la herramienta dictar (Nuevo Correo Electrónico > Mensaje > Dictar)
• Cambia el Tema (⚙️Configuración > General > Apariencia > Temas)
• Envía un correo programado (Junto al botón Enviar > Programar envío)
• Puedes enviar un chat de Teams desde OWA (Botón Chatear en la barra superior)
• Abre OneNote desde OWA (Botón OneNote en la barra superior)
• Abre Mi Dia de To Do desde OWA (Botón Mi Día en la barra superior)
• Ancla los correos en la bandeja de entrada (📌 Anclar)
• Pon reacciones (👌me gusta, 😍me encanta,…) a los mensajes.
• Usa Copilot si dispones de la licencia
• Configura Respuestas automáticas (⚙️Configuración > Correo > Respuestas automáticas)
• En la bandeja no deseados, además del nombre del remitente muestra la dirección de correo (antes no la mostraba)
• Subscribirse a calendarios iCal (Calendario > Agregar Calendario > Subscribirse desde la Web)
• En el calendario usa Filtros (Citas, Reuniones, …)
• Comparte tu calendario (Inicio > Compartir calendario, y selecciona los permisos)
• Reenvía tus correos a otra cuenta (⚙️Configuración > Correo > Reenvío)
• Pega el link de un video almacenado en M365 en un correo en Outlook online y verás el video incrustado en el cuerpo del mensaje.
• Crea un grupo de M365 en Outlook y:
  • Usa la cuenta de correo del grupo
  • Usa el calendario del grupo
  • Usa el OneNote del grupo
  • Usa el Planner del grupo
  • Usa el SharePoint del grupo

📱 Outlook Móvil: Tu Oficina en el Bolsillo

• Sincroniza los contactos del móvil con los de M365 -> En IPhone:  Ajustes > Contactos > Cuenta por omisión > Elige tu cuenta de M365
• Sincroniza el calendario del móvil con el de M365 -> En IPhone:  Ajustes > Calendario > Cuenta por omisión > Elige el calendario de tu cuenta de M365.
• Usa firmas
• Envía un correo a OneNote
• Marca un correo para seguimiento
• Crea una tarea de To Do de un correo
• Usa filtros en el correo ( 📧No leído, 🚩Marcado, 📌Anclado, 🙍Para mí, 📎Contiene datos adjuntos, @ Me menciona)
• Usa el Buscar, es buenísimo. Al pulsar buscar muestra los 10 contactos mas activos, y al seleccionar un contacto, nos muestra el contacto y los correos de ese contacto, pudiendo elegir entre enviados o recibidos (De o Para), si tiene adjuntos, mensajes de mas de una semana, marcados, no leídos, Mis @menciones
• Si buscas una reunión y la información relevante está disponible, te muestra los archivos y grabaciones adjuntos a su evento de calendario o compartidos en el chat de la reunión.
• Reproducir mis correos, nos lee los correos electrónicos
• Puedes poner seguridad ID para abrir Outlook (Configuración > Face ID)
• Pon reacciones (👌me gusta, 😍me encanta,…) a los mensajes, tb nos ayuda a identificarlos
• Reenvía un correo como datos adjunto
• Ancla los correos en la bandeja de entrada (📌 Anclar)
• Cuando adjuntas un archivo en un email te propone sugerencias de los archivos más relevantes y recientes.
• Usa Copilot si dispones de la licencia, dispone de borradores sugeridos (prompts ya hechos muy interesantes)
• Pospón los correos para que te lleguen después. Cuando tengas un correo marcado como leído que no te de tiempo a leer que sea importante, puedes posponerlo para que te vuelva a llegar después. Así, no se quedará leído pero sin atender en tu bandeja de entrada (Botón derecho > Posponer)
• Configura las notificaciones (⚙️Configuración > Notificaciones)
• Crea contactos (Fuente > Contactos > Crear +)

🤝 El Ecosistema Integrado (Teams + OneNote + Loop)

Outlook no trabaja solo. Reduce el ruido usándolo junto a sus hermanos:

• Componentes Loop ➰: Inserta una lista de tareas o una tabla directamente en el cuerpo del correo (Insertar > Componente Loop). Todos pueden editarla en tiempo real sin reenviar el correo 20 veces.

• Botón «Compartir en Teams»: Si recibes un correo que requiere debate, no generes una cadena infinita de «Responder a todos». Usa el botón Compartir en Teams para mover la conversación al chat y dejar el correo limpio.

• OneNote: ¿Un correo con mucha información de proyecto? Enviar a OneNote y guárdalo en tu cuaderno de proyecto para siempre.

🤖 Futuro: IA y Automatización

• Copilot: Si tienes licencia, úsalo para: «Resume este hilo de 20 correos», «Propón una respuesta diplomática declinando la invitación» o «Ayúdame a preparar la reunión basándote en estos correos».

• Power Automate: Automatiza lo aburrido. Usa la plantilla: «Guardar automáticamente adjuntos de correo de [Jefe] en una carpeta de OneDrive».

💡 Consejo Extra: La Regla de los 2 Minutos

Para mantener tu Outlook saneado, aplica esta regla de productividad (GTD):

1. Si el correo requiere una acción de menos de 2 minutos, hazla ya y archiva.

2. Si requiere más tiempo, conviértelo en Tarea (arrástralo a To Do) o Pospónlo (Snooze) para el momento adecuado.

3. Nunca dejes un correo leído en la bandeja de entrada sin una acción asociada.