📝 Domina Microsoft Word: Descubre todo su potencial 🚀

Word es probablemente la herramienta que más usamos y la que menos exploramos. A menudo la utilizamos como una simple hoja de papel digital, desaprovechando el 90% de su potencial.

Esta lista de buenas prácticas está diseñada para cambiar eso. Aquí encontrarás trucos para escribir más rápido, diseñar mejor y colaborar sin caos. Guarda esta página, porque volverás a consultarla. 😉

Lista de Buenas Prácticas con Microsoft Word 🟦

• Abre un PDF en el Word de escritorio y convierte el PDF a un archivo Word (Archivo > Abrir)
• Guarda el documento en la nube (OneDrive o SharePoint) y tendrás su historial de versiones y podrás compartirlo y editarlo simultáneamente con otros usuarios (coautoría). (Ver Guía de Buenas Prácticas con OneDrive📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Sharepoint📘)
• Usa comentarios con menciones en Word Online. Si además marcas la casilla de verificación al escribir el comentario, crea una tarea, y la persona mencionada recibirá una notificación en su correo electrónico con el comentario y un link que al pulsarlo salta a la posición del documento donde se puso el comentario (Revisar > Añadir comentario)
• Usa las Plantillas de Word, revísalas para conocer las que incorpora (Archivo > Nuevo y elige una de las plantillas). También puedes crear las tuyas propias, escribe el documento y lo guardas como Plantilla (Archivo > Guardar como, y elije como tipo de documento, Plantilla de Word [*.dotx])
• Usa los estilos (Titulo, Titulo1, Titulo2,…), mejoraras tus docs y ahorraras tiempo. Desde el triangulito que aparece a la izquierda del Título puedes contraer y expandir todo lo que hay debajo de un título, como un esquema. Los estilos de títulos también sirven para crear Índices o Tablas de Contenido (Inicio > Estilos)
• Dale un cambio radical al documento aplicando un nuevos Temas. Los conjuntos de estilos y temas permiten cambiar por completo el aspecto del documento en un instante. Funcionan mejor cuando al documento se le han aplicado estilos de Título (Diseño > Temas)
• Usa el Diseñador en Word Online, nos mejora el documento rápidamente, sobre todo cuando usamos estilos de Título1, Título2,… los resultados son mejores (Inicio > Diseñador, icono varita mágica). Y ya puestos, prueba también el Diseñador de PowerPoint, mismo icono de la varita mágica, te encantará, hace unos diseños de diapositivas realmente bonitos.
• Mejora el documento insertando una Portada (Insertar > Portada)
• Escribe al dictado y lo que hables lo irá escribiendo. (Inicio > Dictar, icono del micro). Puedes usarlo también en Outlook para redactar tus correos mientras hablas.
• Traduce párrafos, o el documento completo (Menú Revisar > Traducir)
• Usa Elementos Rápidos en Word de escritorio y guarda firmas, respuestas de correo, párrafos, tablas, logos, datos de empresa o cualquier cosa que reutilices. Ponle un nombre al elemento rápido y cuando lo quieras usar, escribe su nombre y pulsa F3, o bien puedes insertarlo por el menú (Insertar > Elementos Rápidos) -> También puedes crear y usar elementos rápidos en el Outlook de escritorio.
• Usa el Portapapeles de Office (Inicio > Portapapeles y pulsa en el cuadrito con la flecha para abrirlo y verlo), puedes copiar hasta 24 elementos de Office y estarán disponibles para poder pegarlos en cualquiera de las 4 apps de Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• En documentos medianos o grandes, algo muy útil es generar Índices o Tablas de Contenido para tenerlo mejor estructurado y acceder rápidamente a las distintas partes del índice (Referencias > Tabla de Contenido y elije el modelo de tabla que prefieras).
• Puedes dividir el documento en Secciones y a cada sección le puedes asignar una configuración (márgenes, orientación, columnas encabezados y pies,…) (Disposición > Saltos > Saltos de Sección)
• Enriquece tus documentos usando hipervínculos para abrir otros docs o enlaces webs (Menú Insertar > Hipervínculo)
• Crea mejores PDFs añadiendo hipervínculos y Tablas de Contenido en el documento Word, ya que todo esto se hereda al generar el PDF (Archivo > Guardar como y elije archivo PDF)
• Usa el combinar correspondencia para crear cartas o email personalizados (Correspondencia > Iniciar Combinar correspondencia). También puedes Combinar correspondencia en Outlook de escritorio con tus Contactos, desde Contactos (Menú Inicio > Combinar Correspondencia)
• Haz uso del Historial de versiones, muy útil si necesitamos recuperar una versión anterior. Con el documento abierto en Word, pulsamos sobre el nombre del archivo en la barra de título de la ventana de Word, y luego pulsamos en Historial y nos abre las distintas versiones para ver y restaurar la que queramos.
• Usa la biblioteca de iconos, imágenes, stickers, ilustraciones, personas (Menú Insertar)
• Pon una marca de agua (Diseño > Marca de Agua)
• Da un toque de color al documento cambiando el color de la página (Diseño > Color de la Página)
• Agrega o cambia el borde alrededor de la página (Diseño > Borde de Página)
• Cambia rápidamente el interlineado y espaciado en los párrafos de todo el documento (Diseño > Espaciado entre párrafos), y si quieres puedes guardar esos cambios junto con el Tema (incluidos Fuentes, Colores, Efectos y Espaciado) para todos los nuevos documentos en blanco (Diseño > Establecer como predeterminado)
• Si el documento se guarda en una biblioteca de documentos de un sitio SharePoint y esta tiene metadatos, desde el propio Word podemos rellenar esos metadatos (Vista > Propiedades)
• Reduce el tamaño del documento comprimiendo las imágenes (Archivo > Guardar Como > Mas Opciones … > Herramientas > Reducir Imágenes)
• En documentos grandes navega de manera más sencilla introduciendo marcadores (Insertar > marcador)
• Usa el Lector Inmersivo en Word Online (Vista > Lector Inmersivo). Además de leernos el documento, también lo traduce y lee a multitud de idiomas.
• Insertar un video en línea en Word Online (Insertar > Video en línea)
• Para ver el documento como si estuviéramos leyendo el libro con las páginas completas en paralelo (Vista > En Paralelo). Luego puedes ver las páginas en miniaturas (Menú Vista > Miniaturas)
• Usa la biblioteca de iconos, imágenes, stickers, ilustraciones, personas (Menú Insertar)
• Pon una marca de agua (Diseño > Marca de Agua)
• Si el documento se guarda en una biblioteca de documentos de un sitio SharePoint y tiene metadatos, desde el propio Word podemos rellenar esos metadatos (Vista > Propiedades)
• Reduce el tamaño del documento comprimiendo las imágenes (Archivo > Guardar Como > Mas Opciones … > Herramientas > Reducir Imágenes)
• Cuenta las palabras del documento: La barra de estado de la parte inferior de la ventana lleva un recuento actualizado del número de palabras del documento.
• Transforma un documento Word a una página Web interactiva (El documento Word se transforma en un documento de Microsoft Sway (Archivo > Transformar). Pruébalo con alguna de las Plantillas de Word, te gustará el resultado.
• Convierte un documento Word a un PowerPoint en un clic
• Crea un documento tipo Formulario, por ejemplo un contrato donde sólo se pueda rellenar los campos del Formulario (Nombre, DNI, Fecha del contrato, …). Añade al contrato los campos del Formulario (Menú Programador > Controles > Control de contenido de texto enriquecido y después protege el documento para que sólo se pueda escribir en los campos del Formulario Menú Programador > Proteger > Restringir Edición)
• Usa Copilot si dispones de la licencia
• Para el día a día
• Buenas Prácticas Microsoft Word
• Abre un PDF en el Word de escritorio y convierte el PDF a un archivo Word (Archivo > Abrir)
• Guarda el documento en la nube (OneDrive o SharePoint) y tendrás su historial de versiones y podrás compartirlo y editarlo simultáneamente con otros usuarios (coautoría).
• Usa comentarios con menciones en Word Online. Si además marcas la casilla de verificación al escribir el comentario, crea una tarea, y la persona mencionada recibirá una notificación en su correo electrónico con el comentario y un link que al pulsarlo salta a la posición del documento donde se puso el comentario (Revisar > Añadir comentario)
• Usa las Plantillas de Word, revísalas para conocer las que incorpora (Archivo > Nuevo y elige una de las plantillas).
• Usa los estilos (Titulo, Titulo1, Titulo2,…), mejoraras tus docs y ahorraras tiempo (Inicio > Estilos)
• Dale un cambio radical al documento aplicando un nuevos Temas (Diseño > Temas)
• Mejora el documento insertando una Portada (Insertar > Portada)
• Escribe al dictado y lo que hables lo irá escribiendo. (Inicio > Dictar, icono del micro).
• Traduce párrafos, o el documento completo (Menú Revisar > Traducir)
• Usa Elementos Rápidos en Word de escritorio y guarda firmas, respuestas de correo, párrafos, tablas, logos, datos de empresa o cualquier cosa que reutilices. Ponle un nombre al elemento rápido y cuando lo quieras usar, escribe su nombre y pulsa F3, o bien puedes insertarlo por el menú (Insertar > Elementos Rápidos)
• Usa el Portapapeles de Office (Inicio > Portapapeles y pulsa en el cuadrito con la flecha para abrirlo)
• Enriquece tus documentos usando hipervínculos para abrir otros docs o enlaces webs (Menú Insertar > Hipervínculo)
• Crea mejores PDFs añadiendo hipervínculos y Tablas de Contenido en el documento Word, ya que todo esto se hereda al generar el PDF (Archivo > Guardar como y elije archivo PDF)
• Usa el combinar correspondencia para crear cartas o email personalizados (Correspondencia > Iniciar Combinar correspondencia).
• Haz uso del Historial de versiones, muy útil si necesitamos recuperar una versión anterior. Con el documento abierto en Word, pulsamos sobre el nombre del archivo en la barra de título de la ventana de Word, y luego pulsamos en Historial y nos abre las distintas versiones para ver y restaurar la que queramos.
• Usa la biblioteca de iconos, imágenes, stickers, ilustraciones, personas (Menú Insertar)
• Pon una marca de agua (Diseño > Marca de Agua)
• Da un toque de color al documento cambiando el color de la página (Diseño > Color de la Página)
• Agrega o cambia el borde alrededor de la página (Diseño > Borde de Página)
• Cambia rápidamente el interlineado y espaciado en los párrafos de todo el documento (Diseño > Espaciado entre párrafos), y si quieres puedes guardar esos cambios junto con el Tema (incluidos Fuentes, Colores, Efectos y Espaciado) para todos los nuevos documentos en blanco (Diseño > Establecer como predeterminado)
• Si el documento se guarda en una biblioteca de documentos de un sitio SharePoint y esta tiene metadatos, desde el propio Word podemos rellenar esos metadatos (Vista > Propiedades)
• Usa el Lector Inmersivo en Word Online (Vista > Lector Inmersivo). Además de leernos el documento, también lo traduce y lee a multitud de idiomas.
• Insertar un video en línea en Word Online (Insertar > Video en línea)
• Usa la biblioteca de iconos, imágenes, stickers, ilustraciones, personas (Menú Insertar)
• Pon una marca de agua (Diseño > Marca de Agua)
• Si el documento se guarda en una biblioteca de documentos de un sitio SharePoint y tiene metadatos, desde el propio Word podemos rellenar esos metadatos (Vista > Propiedades)
• Crea un documento tipo Formulario, por ejemplo un contrato donde sólo se pueda rellenar los campos del Formulario (Nombre, DNI, Fecha del contrato, …). Añade al contrato los campos del Formulario (Menú Programador > Controles > Control de contenido de texto enriquecido y después protege el documento para que sólo se pueda escribir en los campos del Formulario Menú Programador > Proteger > Restringir Edición
• Para Docs Grandes
• Buenas Prácticas Microsoft Word)
• Usa Plantillas que ya tengan las fuentes, espaciados, interlineados, estilos, encabezados, logos, márgenes…
• Convierte un PDF a un .docx con Word
• Guarda el documento en la nube (OneDrive o SharePoint) y tendrás su historial de versiones y podrás compartirlo y editarlo simultáneamente con otros usuarios (coautoría).
• Usa comentarios con menciones en Word Online. Si además marcas la casilla de verificación al escribir el comentario, crea una tarea, y la persona mencionada recibirá una notificación en su correo electrónico con el comentario y un link que al pulsarlo salta a la posición del documento donde se puso el comentario (Revisar > Añadir comentario)
• Usa los estilos (Titulo, Titulo1, Titulo2,…), mejoraras tus docs y ahorraras tiempo. Desde el triangulito que aparece a la izquierda del Título puedes contraer y expandir todo lo que hay debajo de un título, como un esquema. Los estilos de títulos también sirven para crear Índices o Tablas de Contenido (Inicio > Estilos)
• Dale un cambio radical al documento aplicando un nuevos Temas. Los conjuntos de estilos y temas permiten cambiar por completo el aspecto del documento en un instante. Funcionan mejor cuando al documento se le han aplicado estilos de Título (Diseño > Temas)
• Usa el Diseñador en Word Online, nos mejora el documento rápidamente, sobre todo cuando usamos estilos de Título1, Título2,… los resultados son mejores (Inicio > Diseñador, icono varita mágica).
• Mejora el documento insertando una Portada (Insertar > Portada)
• Escribe al dictado y lo que hables lo irá escribiendo. (Inicio > Dictar, icono del micro). Puedes usarlo también en Outlook para redactar tus correos mientras hablas.
• Traduce párrafos, o el documento completo (Menú Revisar > Traducir)
• Usa Elementos Rápidos en Word de escritorio y guarda firmas, respuestas de correo, párrafos, tablas, logos, datos de empresa o cualquier cosa que reutilices. Ponle un nombre al elemento rápido y cuando lo quieras usar, escribe su nombre y pulsa F3, o bien puedes insertarlo por el menú (Insertar > Elementos Rápidos)
• Usa el Portapapeles de Office (Inicio > Portapapeles y pulsa en el cuadrito con la flecha para abrirlo y verlo), puedes copiar hasta 24 elementos de Office y estarán disponibles para poder pegarlos en cualquiera de las 4 apps de Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. (Ver Guía de Buenas Prácticas con Outlook 📘)
• En documentos medianos o grandes, algo muy útil es generar Índices o Tablas de Contenido para tenerlo mejor estructurado y acceder rápidamente a las distintas partes del índice (Referencias > Tabla de Contenido y elije el modelo de tabla que prefieras).
• Puedes dividir el documento en Secciones y a cada sección le puedes asignar una configuración (márgenes, orientación, columnas encabezados y pies,…) (Disposición > Saltos > Saltos de Sección)
• Enriquece tus documentos usando hipervínculos para abrir otros docs o enlaces webs (Menú Insertar > Hipervínculo)
• Crea mejores PDFs añadiendo hipervínculos y Tablas de Contenido en el documento Word, ya que todo esto se hereda al generar el PDF (Archivo > Guardar como y elije archivo PDF)
• Cambia rápidamente el interlineado y espaciado en los párrafos de todo el documento (Diseño > Espaciado entre párrafos), y si quieres puedes guardar esos cambios junto con el Tema (incluidos Fuentes, Colores, Efectos y Espaciado) para todos los nuevos documentos en blanco (Diseño > Establecer como predeterminado)
• Para ver el documento como si estuviéramos leyendo el libro con las páginas completas en paralelo (Vista > En Paralelo). Luego puedes ver las páginas en miniaturas (Menú Vista > Miniaturas)
• Reduce el tamaño del documento comprimiendo las imágenes (Archivo > Guardar Como > Mas Opciones … > Herramientas > Reducir Imágenes)
• En documentos grandes navega de manera más sencilla introduciendo marcadores (Insertar > marcador
• Transforma un documento Word a una página Web interactiva (Archivo > Transformar).
• Convierte un documento Word a un PowerPoint en un clic
• Usa Copilot si dispones de la licencia (Ver Guía de Copilot📘)

💡 Resumen: Top 5 Atajos para recordar hoy

• F3: Insertar elementos repetitivos (Elementos Rápidos).

• Dictar: Escribir con la voz. Herramienta micro 🎤

• Estilos (Título 1, 2…): La base de un documento estructurado.

• @Menciones: Asignar tareas en comentarios. Revisar > Nuevo comentario.

• Historial de Versiones: Tu máquina del tiempo para deshacer errores. Archivo > 🕑 Historial de versiones

• Ver Buenas Prácticas: Trucos y atajos para mejorar productividad