☁️ Microsoft OneDrive: El Arte De Trabajar Desde Cualquier Lugar

🚀La Gran Ventaja: De Local a la Nube

El cambio fundamental es dejar de guardar en «Mis Documentos» localmente y pasar a la nube.

• Beneficios Clave: Acceso 24/7 desde cualquier dispositivo 📱 y lugar 🌎.

• Productividad: Permite la coautoría (varias personas editando a la vez) y automatizaciones.

😊 Buenas Prácticas Con OneDrive

• Usa OneDrive como si fuera Mis Documentos 📂y guarda siempre en la nube☁️, tiene muchas ventajas 💎(acceso a cualquier hora, desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo, coautoría, historial de versiones, …)
• Personaliza las carpetas con colores 🌈. Te ayudará a localizar más fácilmente las cosas 👌

• Marca como favoritos ⭐ tus archivos importantes para acceder rápidamente a ellos.

• Agrega accesos directos 🔗 de carpetas de SharePoint en OneDrive. Las carpetas con accesos directos tienen una cadena en el icono de la carpeta. Este acceso directo lo tendrás en OneDrive online y en la OneDrive de Windows (Sobre una carpeta de SharePoint pulsa Tres puntitos … > Agregar Acceso en OneDrive) (Ver Guía de Buenas Prácticas con SharePoint📘)

• • Busca 🔎correctamente por un trozo del nombre o contenido del archivo y aplícale filtros (por fechas 📅 y por tipo de archivos 🗃️)
  • Usa las nuevas vistas 👀para acceder rápidamente a los archivos (recientes, favoritos, por Contactos, Reuniones, Elementos multimedia 📹)
  • Accede desde OneDrive a las carpetas de los equipos/sitios SharePoint a los que tengas acceso
  • Comparte/Deja de compartir carpetas y docs

• • Usa bien los Permisos 🔒al compartir, es muy importante, porque puede peligrar ⚠️la información

• • Comprueba si un documento está compartido y con quién (Tres puntitos … > Administrar Acceso 🔐)
  • Revisa lo que has compartido y lo que otros han compartido contigo (Compartido > Con Usted / Por Usted)
  • Trabaja en Coautoría (varios usuarios 👨‍👩‍👧‍👦 trabajando a la vez ) con los documentos, mejorarás la colaboración y la productividad.
  • Haz uso del Historial de versiones, y recupera una versión previa ➡️cuando te haga falta. Esto funciona en archivos de M365, PDFs, CAD files, fotos, videos y más.

• • Crea documentos (Botón ➕Agregar Nuevo) de Office (Word, Excel, PowerPoint, Form, Visio, ClipChamp 📹, Vínculo🔗), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Word📘)

• • Revisa y usa las Plantillas que vienen con M365 (Desde el Portal de M365 > Botón ➕Crear)

• • Colabora en docs Office a través de los comentarios con @menciones,(en Office Revisar > Nuevo comentario), esto además genera una tarea y envía un correo a la persona mencionada con la notificación y el link que apunta al lugar del documento donde se has puesto el comentario.

• • Haz uso de la Papelera de Reciclaje 🗑️y recuerda que tienes otra papelera de segundo nivel
  • Localiza dónde se guardan las grabaciones 📹 de las reuniones de Teams ( 📂Carpeta Grabaciones). Esta se crea automáticamente cuando grabas la primera Reunión. (Ver Guía de Buenas Prácticas con Teams📘)
  • Localiza dónde se guardan los archivos que compartimos en Teams (📂Carpeta Archivos de Chat de Microsoft Teams). Esta se crea automáticamente.
  • Usa el lector inmersivo 📒 para leer documentos o traducirlos (Abrir > Lector inmersivo) (Ver Guía de uso del Lector Inmersivo📘)

• • Sincroniza♻️ OneDrive y podrás trabajar como si estuvieran en local y cuando no tengas internet.

• • Usa OneDrive desde Teams, Outlook  y M365 con todas sus funciones. (Ver Guía de Buenas Prácticas con OneDrive📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Outlook📘)
  • Configura las Notificaciones 🪧
  • Anota en PDFs o imágenes con cuadros de texto. Al abrir un PDF o imagen en OneDrive o SharePoint se abre con el Visor de Archivos y este ahora permite Anotar en PDFs con cuadros de texto.

• • Usa Copilot 🪄 para recuperar información de tus archivos, obtener resúmenes de archivos Office y PDFs, comparar documentos, generar FAQs, obtener sugerencias o mejorar el documento. (Ver Guía de Uso de Copilot📘)
  • Cuando compartas un documento, usa el resumen obtenido por Copilot. Así cuando reciban la notificación irá acompañada de este resumen. Te lo agradecerán 🙏
  • Abre y edita docs con las apps nativas (Adobe, Autodesk…) (Abrir > Abrir en la aplicación)
  • Usa la app OneDrive en el móvil 📱. También permite escanear docs y guardarlos en PDF desde la propia app. Si escaneas varias hojas 🗒️ te las guarda en un único PDF.
  • Firma PDFs con el dedo ☝️. (Abre el PDF > … > Firmar)
  • Configura la app móvil para activar la copia de la fotos de tu móvil en OneDrive (Pulsa en tu perfil > Fotos > Activar la subida de fotos)
  • Automatiza ⚙️ algún proceso con Power Automate, por ejemplo, los correos 📧que lleguen con adjuntos 📎de un destinatario que se almacenen en una carpeta 📂de OneDrive.