🌐 Microsoft SharePoint: El Cerebro Visual de tu Organización 🧠

¿Sigues usando SharePoint solo para guardar archivos? Estás conduciendo un Ferrari en primera.

SharePoint es la plataforma que sustenta todo el ecosistema colaborativo. Si Teams es donde ocurre la conversación, SharePoint es donde vive el conocimiento. Un buen sitio de SharePoint no solo almacena documentos; comunica, automatiza y estructura la información para que tu equipo deje de perder tiempo buscando y empiece a trabajar.

🤝 Lista de Buenas Prácticas con Microsoft SharePoint:

• Teams y SharePoint trabajan juntos -> aprende a trabajar bien conjuntamente con las dos apps y personaliza ambas con accesos directos favoritos (Planner en Teams, Notas de OneNote en Teams, Calendario, Listas en Teams, un Informe de Power BI en Teams, …) (Ver Guía de Buenas Prácticas con Teams📘)
• Es imprescindible saber buscar bien (lupa con cuadro de búsqueda en la parte superior de la ventana).
• Realiza búsquedas 🔎avanzadas tanto en SharePoint como en Teams (aplica filtros y delimita el ámbito de la búsqueda)
• Diseña y configura el sitio:
  • Añade usuarios 👨 y asígnale permisos 🔐
  • Personaliza el menú lateral izquierdo (Menú del lado izquierdo > Editar). Añade opciones de menú que llamen a otras apps del Grupo 365 asociado: Calendario, Planner, OneNote, Forms, Videos, Power BI, Lists, Loop, Excel, PowerPoint, PDFs… (Ver Guía de Buenas Prácticas con OneNote📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Form📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Lists📘), (Ver Guía de Buenas Prácticas con Loop📘)
  • Cambia la apariencia del sitio (Configuración > Cambiar la apariencia):
  • Pon tu Logo ⚜️
  • Añade/Personaliza el Encabezado
  • Personaliza las opciones del menú
  • Usa plantillas y temas para cambiar el diseño, colores, fuentes …del sitio
• Cuando tengas que comunicar algo importante con buen diseño y fácil de consultar -> Crea una noticia 🗞️en SharePoint
• Crea un Sitio 🌐 de Comunicación o Intranet para toda la empresa, y dótalo de contenido útil, con un diseño bonito, moderno y fácil de mantener para el usuario.
• Convierte el Sitio de Comunicación en un Hub que conecte con el resto de sitios o departamentos 🏢 de la empresa
• El Sitio de Comunicación 🌐será el repositorio de los documentos globales de empresa (plantillas, logos, docs marketing, docs de calidad, prevención, listas globales, videos de empresa, formularios, encuestas…)
• Para crear las noticias y páginas usa de las distintas WebParts 🧰. Trata de probarlas todas, te ayudaran a crear las páginas rápidamente con buenos diseños.
• Configura la Biblioteca de Documentos ya que disponen de muchas opciones y funcionalidad
• Diseña la biblioteca 📚de docs con metadatos
• Crea reglas 📏que notifiquen cuando añadimos, borramos o modificamos archivos (Botón derecho sobre el archivo > Automatizar > Reglas)
• Pon alertas 📢 a archivos/carpetas para que te avise si hay cambios (Botón derecho sobre el archivo/carpeta > avisarme)
• Usa colores 🌈 para resaltar valores de columnas Formato Condicional
• Usa las aprobaciones 🆗 (Botón derecho sobre el archivo > Automatizar > Solicitar cierre)
• Sincroniza ♻️ la biblioteca en tu ordenador
• Lo que tenías almacenado en carpetas 📁 y subcarpetas clásicas conviértelo en columnas/metadatos de la biblioteca de docs.
• Aprende a trabajar bien con los metadatos
  • Usa los distintos tipos de datos para las columnas (Texto, Opción, Fecha, Numero, Moneda, Imagen, hipervínculo, calculado, búsqueda, si/no,…)
  • Usa Filtros
  • Usa Agrupaciones
  • Usa Totales
  • Usa Vistas
  • Usa validaciones
  • Usa Formato condicional
  • Usa Filtros Dinámicos para relacionar dos listas/bibliotecas de docs.
• Aprende a rellenar bien los metadatos desde las distintas opciones
  • Edición en vista cuadricula
  • Editar en elemento
  • Desde Detalles o Propiedades (Botón derecho sobre el archivo > Propiedades)
• Desde las apps Word, Excel y PowerPoint de escritorio (Ver Guía de Buenas Prácticas con Word📘)
• Trabaja con archivos: crea, borra, edita, cambia nombre,…
• Trabaja con docs de office en Coautoría (varios usuarios trabajando a la vez)
• Haz uso del Historial de Versiones y recupera alguna versión anterior si la necesitas (Botón derecho sobre el archivo > Historial de versiones)
• Usa la papelera 🗑️ de reciclaje para recuperar archivos, y si lo borras de la papelera va a otra papelera de segundo nivel.
• Crea y usa listas que nos ayuden en la gestión de los datos:
• Crea alguna lista dentro del SharePoint: usa plantillas, importarla de un Excel o la creas de cero.
• Añádele reglas que automaticen procesos
• Consulta la lista: usa filtros, ordenaciones y totales
• Crea, guarda y comparte Vistas o consultas guardadas
• Los colores nos ayudan a ver mejor los datos: usa formatos condicionales para mostrar la lista con colores
• Relaciona dos listas por un campo común a través de un filtro dinámico
• Accede fácilmente a lista: pon un acceso directo a la lista tanto en SharePoint como en Teams
• Descarga la app listas en el móvil o Tablet y empieza a usarla, funciona de maravilla.
• Conecta las noticias 📢 a canales de Teams
• Automatiza ⚙️procesos empresariales creando flujos con Power Automate que nos ahorren tiempo y evite olvidos y errores humanos
• Conecta un informe 📄o cuadro de mando de Power BI a SharePoint/Teams
• Conecta Planner a SharePoint /Teams (Ver Guía de Buenas Prácticas con Planner📘)
• Usa Copilot en SharePoint (Ver Guía de Copilot📘)

🎓 Formación Especializada

La herramienta es potente, pero sin estrategia es solo caos. He diseñado un curso específico para ayudar a las empresas a diseñar su arquitectura de la información, configurar permisos correctamente y personalizar sus sitios para que trabajen para ellos, y no al revés.