Convierte y almacena automáticamente tus documentos

Si necesitas convertir documentos Word a PDF de forma automática y organizarlos en SharePoint, Power Automate te permite crear un flujo que lo haga por ti de manera simple y eficiente. Este proceso no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza los errores que pueden ocurrir durante la conversión manual. Además, puedes notificar a tu equipo en Teams cuando se genere el PDF, asegurando que todos estén al tanto de la disponibilidad del documento. Con un enfoque bien estructurado, podrás integrar diferentes aplicaciones de Microsoft para optimizar aún más el flujo de trabajo.

 

A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacerlo y cuáles son las mejores prácticas para aprovechar al máximo esta poderosa herramienta.

 

Pasos para crear el flujo automatizado:

Crear un flujo automatizado 🚀

• • Ve a Power Automate y selecciona «Crear un flujo».
  • Elige la opción «Flujo de nube automatizado».
  • Asigna un nombre al flujo, por ejemplo, «Crear PDF».

Configurar el disparador ⚡

• • Selecciona OneDrive for Business como primera aplicación.
  • Usa la acción «Cuando se crea un archivo».
  • Elige la carpeta de OneDrive donde se subirá el documento, por ejemplo, «Convertir a PDF».

Convertir el documento a PDF 📄➡️📑

• • Añade un nuevo paso con OneDrive for Business.
  • Selecciona la acción «Convertir archivo».
  • Usa el campo dinámico Identificador del archivo creado en el paso anterior.
  • Configura el formato de salida como PDF.

Copiar el PDF a SharePoint 🗂️

• • Añade un nuevo paso con SharePoint.
  • Selecciona la acción «Crear archivo».
  • Elige el sitio de SharePoint y la carpeta de destino, por ejemplo, «Procedimientos».
  • Usa el nombre y contenido del archivo generado en el paso anterior.

Enviar una notificación en Teams 📢

• • Añade un nuevo paso con Microsoft Teams.
  • Selecciona la acción «Publicar un mensaje en un chat o canal».
  • Elige el equipo y canal correspondiente, por ejemplo, «Calidad > Procedimientos».
  • Personaliza el mensaje para informar sobre la creación del nuevo PDF.