📧 Reservar automáticamente en el calendario las fechas de un curso desde una lista de SharePoint
La gestión de cursos internos suele empezar siempre igual: una lista con fechas, horarios, profesores y asistentes… y termina con alguien copiando manualmente esa información al calendario. Con SharePoint y Power Automate, ese paso ya no es necesario.
Hoy en día es posible convertir los datos de una lista de SharePoint en eventos reales del calendario de Outlook, asegurando que las fechas del curso se reserven automáticamente y estén visibles para formadores, alumnos o equipos completos.
Beneficios de este flujo:
Uno de los principales beneficios es que las fechas dejan de depender de procesos manuales.
▪️ Se crea el evento en el calendario: los formadores ven sus cursos en su agenda
▪️ Se asigna el horario correcto: las convocatorias siempre están actualizadas
▪️ Se evita el riesgo de errores de transcripción manual
▪️El calendario se convierte en una fuente de información fiable
✏️ Paso a paso del flujo
Partimos de una lista de Cursos de SharePoint con al menos estos campos:
▪️ Titulo: Nombre del curso
▪️ FHIS1: Fecha y hora de inicio de sesión 1
▪️ FHFS1: Fecha y hora de fin de sesión 1
▪️ Observaciones
1️⃣ Primer paso: Crear un flujo automatizado
2️⃣ Segundo paso: Cuando se crea o modifica un elemento de una lista SharePoint
Seleccionamos la dirección y el nombre de la lista.
3️⃣ Tercer paso: Nueva Condición
Le damos al símbolo ➕para añadir una acción al flujo, buscamos control y le damos a condición.
4️⃣ Cuarto paso: Comprobamos que ID único de un Evento de Outlook (IDEO) es nulo
Le damos al botón del rayo para elegir un campo dinámico y seleccionamos la casilla donde se guardará el ID único de un Evento de Outlook (IDEO).
Dejamos, es igual que, y en el ultimo campo le damos a fx de función y escribimos null. (Condición que el campo IDEO sea nulo)
5️⃣ Quinto paso: Comprobamos que la fecha y hora de inicio y fin no son nulas
En la rama del TRUE le damos al símbolo ➕, volvemos a buscar control y le damos a condición. Vamos a añadir otra condición que compruebe que: FHIS1 (Fecha y Hora de inicio de sesion1) no es nulo y FHFS1 (Fecha y Hora de fin de sesion1) no es nulo, es decir, que hemos escrito en la lista de cursos la fecha y hora de inicio y fin de la sesión, que es lo que necesitamos para crear la cita en calendario de Outlook.
6️⃣ Sexto paso: Comprobamos que Fecha y Hora de inicio y fin de sesion1 (FHIS1 y FHFS1) no son nulas
Le damos al rayo y seleccionamos el campo de la fecha y hora de inicio de la sesión (FHIS1).
Elegimos, no es igual, y volvemos a darle a fx de función y escribimos null.
En la casilla de abajo (condición compuesta) elegimos la fecha y la hora de finalización (FHFS1) y las otras dos casillas igual.
7️⃣ Séptimo paso: Crear Evento de Outlook
Le damos al símbolo ➕ de nueva acción y buscamos crear evento y seleccionamos Crear evento(V4) de Outlook.
Seleccionamos el calendario, el asunto que sería el campo titulo, en hora de inicio le damos a fx y escribimos la fórmula que se ve, en hora de finalización hacemos lo mismo escribiendo la otra fórmula y por último elegimos la zona horaria.
8️⃣ Octavo paso: actualizar elemento de Sharepoint
Le damos al símbolo ➕, buscamos actualizar elemento y seleccionamos Actualizar elemento de SharePoint.
Elegimos la dirección del sitio, el nombre de la lista y el identificador de la lista SharePoint.
En parámetros avanzados seleccionamos la casilla IDEO, le damos al rayo y seleccionamos el ID de Outlook.
9️⃣ Noveno paso: actualizar evento de outlook
En la rama del False de la primera condición le damos al símbolo ➕, buscamos actualizar evento y seleccionamos Actualizar evento (V4)
Elegimos el calendario, en ID seleccionamos la casilla IDEO, en asunto el Título, en hora de inicio y finalización escribimos las formulas de antes y por último seleccionamos la zona horaria.
✅ Resultado
Y así al escribir un evento en la lista SharePoint automáticamente se reserva en el calendario Outlook.